Казус:
Здравейте! Неотдавна регистрирах ЕООД. При откриване на банкова сметка на Дружеството, служителката от банковия офис ми предложи да си направя електронен подпис при изгодни условия. Обясни ми, че бих могъл да го използвам като физическо лице, като юридическо лице или и в двата случая. Преди да взема решение прочетох доста в Интернет, но, да си призная, не разбрах какви са ползите и рисковете от използването на електронния подпис. Притеснението ми нарасна, когато счетоводителката, към която се обърнах, ми предложи да й издам пълномощно, с което, чрез нейния електронен подпис, да извършва счетоводното обслужване на фирмата.
ПОЛЗИТЕ ОТ ЕЛЕКТРОННИЯ ПОДПИС
Електронният подпис е удобен както за физически, така и за юридически лица. Това са математически символи, приравнени към саморъчния подпис, които дават възможност да се правят волеизявления и да се съставят документи по електронен път, без да е необходим лично присъствие в административни или други институции, да се извършват банкови операции дистанционно, да се отварят защитени от публичното пространство файлове и извършват подробни справки в сайтовете на НАП, НОИ, Търговски регистър и др.
Притежателят на електроннен подпис може да го използва едновременно като физическо и юридическо лице, след като чрез заявление уведоми НАП. Достъпът до електронен подпис се осъществява чрез доставчик на удостоверителни услуги след писмено искане от страна на клиента, в което той заявява какъв вид електронен подспис би желал да притежава.
Съществуват два вида електронни подписа:
– Усъвършенстван електронен подпис, който се издадава по повод упражнявана професия или с цел удостоверяване на определено волеизявление;
– Квалифициран електронен подпис ( КЕП ), който е необходим в случаите на волеизявления пред държавни органи. Този вид подпис се издава и на юридически лица;
Процедурата по закупуване на удостоверение за електронен подпис е твърде облекчена. Всички физически лица могат да си закупят удостоверение за квалифициран електронен подпис само срещу предоставяне на лична карта, имейл, телефон за контакт. За адрес за кореспонденция се посочва и друг, в случай, че заявителят не живее на постоянния по лична карта.
Юридическите лица трябва да представят следните документи:
• копие от документ за самоличност на лицето, което представлява дружеството и ще ползва подписа;
• копие от документ за самоличност на законния представител на фирмата или организацията;
• документ за овластяване на автора (учредителен акт или решение на съвета на директорите/управителния съвет/надзорния съвет на дружеството, с което се овластява автора, или пълномощно);
• удостоверение за актуално състояние, издадено преди не повече от 3 месеца. Юридически лица, вписани в Търговския регистър, представят копие от документ, удостоверяващ актуално състояние. При липса на такъв представят справка от Търговския регистър, заверена от титуляря/автора.
В случай че титулярът(физическо или юридическо лице) се представлява от пълномощник, пълномощното следва да е нотариално заверено и изрично да посочва, че пълномощникът може да представлява титуляря пред регистриращите органи.
Издаването на удостоверение за съответния тип подпис приключва с публикуването му в регистъра на доставчика. Комисията за регулиране на съобщенията поддържа регистър на всички доставчици на територията на Република България, които са я уведомили за започване на дейността си по чл. 19, ал. 1 и за акредитираните доставчици. Регистърът на доставчиците на удостоверителни услуги е публичен.
Удостоверението за електронен подпис има срок на валидност. При съмнение за неправомерното му използване доставчикът на удостоверителни услуги трябва да бъде незабавно уведомен. Действието на издаденото удостоверение се спира за срок не по – дълъг от 48 часа и се подновява след изтичане на този срок или след личното волеизявление на притежателя на електронния подпис.
Действието на електронния подпис се прекратява и при смърт или поставяне под запрещение на лицето, на което е издаден, както и когато доставчикът на удостоверителни услуги престане да съществува и не прехвърли на друг доставчик дейността си.
Електронен подпис не се използва в следните случаи:
– при сделки в писмена форма, при които се изисква нотариална заверка на подписите;
– при подписване на нотариален акт;
– при саморъчно изписване на изявление, участие на свидетели / длъжностни лица при извършването на изявлението и т.н. Въпреки удобствата, следва да се имат предвид и някои важни обстоятелства, които изискват от притежателя на електронен подпис внимателно обмисляне на предприеманите от него действия в административната, правната, банковата и др. сфери. С подписването на електронен документ с електронен подпис, съдържанието на документа не подлежи на промяна. Целта е да се гарантира, че документът ще е с еднакво съдържание от изпращането до получаването. В случай, че се наложи промяна в съдържанието на документ, подписан с електронен подпис, съществува опция, чрез която той да бъде отказан, редактиран и изпратен повторно.